Fokustid: Når alle de små avbrytelsene ødelegger arbeidsdagen

Du har prøvd en stund nå å få unna en oppgave som krever dyp konsentrasjon. Men en kollega trenger bare to ord med deg. Og en melding på Teams føles viktig å svare på med en gang. Og så er det straks avdelingsmøte… Hver for seg kan disse avbrytelsene virke som bagateller. Men hva koster det deg egentlig at du ikke får arbeidsro? Og hva skal til for at du får det?

– Hvor mange timer tror du det vil ta å lage dette kurset?

Oppdragsgiveren min ville selvfølgelig vite omtrent hvor mye jeg kom til å fakturere dem. Jeg tenkte tilbake på tiden før jeg startet for meg selv, den gangen jeg var ansatt og laget kurs på samme måte. Og på basis av den erfaringen ga jeg et nøkternt tidsestimat. Noen måneder senere har jeg brukt veldig mye mindre tid på å lage kurset enn jeg anslo.

Hvorfor tidsestimatet mitt bommet så mye

Jeg sitter i oppdragsgiverens kontorlokaler, på en pult i et ellers nakent kontor jeg har helt for meg selv. På deres PC, innlogget på de få delene av systemet jeg trenger for akkurat dette oppdraget. Jeg mottar nesten ingen e-poster. Jeg deltar ikke på noen møter. Jeg samarbeider ikke med noen. Folk har svært få faglige spørsmål til det jeg gjør. En sjelden gang kommer noen og vil skravle litt, og inviterer meg med til lunsj. Arbeidsmiljøet er det ikke noe å si på.

Ellers sitter jeg alene, dypt konsentrert i arbeidet mitt hele dagen, bare avbrutt av en frivillig tur til kaffemaskinen i ny og ne. På telefonen min har jeg skrudd av alle varsler. Det er med andre ord ikke noe å finne på, annet enn å få jobben gjort.

Hva vil det si å ha fokustid?

Fokustid er sammenhengende arbeidstid der du kan konsentrere deg om én krevende oppgave uten møter, varsler eller andre avbrytelser. En slik arbeidsro er særlig viktig når oppgaven krever analyse, problemløsning, skriving eller kreativ tenkning. Uten fokustid er det dessuten vanskelig å komme inn i flytsonen, hvor du kjenner ekte arbeidsglede og presterer på ditt beste.

Har du nok fokustid i jobben din?

Som ordinær medarbeider inngår du som regel i et team. Kanskje sitter dere i åpent landskap, med den potensielle støyen det innebærer. Kanskje er dere avhengig av hverandre for å løse oppgaver, diskutere fag og koordinere arbeid. Skjer dette spontant etter hver enkelts forgodtbefinnende, risikerer dere å hakke opp arbeidsrytmen til hverandre. Et relevant spørsmål kan like fullt være en avbrytelse.

Kanskje merker du at konsentrasjonsevnen din har blitt dårligere. Du avbryter deg selv også. Klarer ikke samle deg helt om én oppgave av gangen, men hopper i stedet fra oppgave til oppgave. En e-post her. En Teams-melding der. Og disse oppgavene krever forskjellige arbeidsstiler. Svitsjingen mellom stiler gjør at hodet ditt bruker tid på å omstille seg og komme ordentlig inn i hver oppgave.

Når mangel på arbeidsro blir stress

En ting er at avbrytelser kan være irriterende der og da. Over tid kan de bli en kilde til både mistrivsel og stress. En arbeidsdag preget av start-stopp-start-stopp gir følelsen av lite sammenheng og progresjon, særlig i oppgaver som krever konsentrasjon over tid. Det blir vanskelig å komme inn i flytsonen, og det blir en vedvarende frustrasjon å vite at du kunne ha levert både mer effektivt og med høyere kvalitet, men ikke får sjansen.

Ifølge den danske forskeren Helle Hedegaard Hein blir dette en form for stress som kalles boreout. Boreout forbindes ofte med kjedsomhet, men Hein beskriver også en annen variant: begrensnings-boreout. Da kan oppgavene i seg selv være både spennende og krevende, men rammene hindrer deg i å løse dem slik du faktisk er i stand til. Over tid kan det være like belastende som å ha altfor mye å gjøre i jobben.

Hva koster avbrytelser på jobb?

En organisasjonskultur hvor avbrytelser får herje fritt gjør organisasjonen lite produktiv. Forskning utført av Gloria Mark ved University of California, som fulgte kontoransatte gjennom arbeidsdagen og registrerte hver eneste avbrytelse, fant at det i snitt tar over 20 minutter å komme tilbake til fullt fokus på en kompleks oppgave etter én eneste avbrytelse. Det er jo verdt å tenke på neste gang du er fristet til å avbryte kollegaen din, som sitter dypt konsentrert i en oppgave. Virksomheten kan også bli ineffektiv på grunn av sykefravær relatert til boreout-stress.

Fokus handler ikke bare om selvdisiplin

Det kan være lett å kritisere seg selv for lite progresjon i konsentrasjonskrevende oppgaver. Men det krever effektiv selvledelse å få det beste ut av kapasiteten din slik arbeidslivet ser ut i dag. Så er det også slik at fokustid på en arbeidsplass ikke bare er opptil deg. Arbeidsgiver må legge til rette for at du har både verktøyene, de rette fysiske omgivelsene og den rette kulturen for å få gjort jobben din. Fokustid må være et tema det snakkes om – med lederen din og med teamet ditt. For du er neppe alene om å oppleve at avbrytelser ødelegger for god flyt i arbeidet!

Slik får du mer fokustid

Du kan ikke fjerne alle avbrytelser, men du kan redusere antallet og gjøre deg selv mer robust for dem som likevel kommer:

1. Skru av varsler på telefon og PC

Jepp, det gode, gamle rådet. Jeg blir stadig overrasket over hvor mange som fortsatt har varsler aktivert på telefonen. Hjernen vår har ikke godt av alle avbrytelsene. Hvis det å slå av varsler er vanskelig, kan du jo gjøre det i økter på 60–90 minutter når du vet du trenger å konsentrere deg.

2. Blokkér kalenderen din for konsentrasjonsarbeid

Er du blant dem som lar kalenderen din være ledig der du ikke er invitert til et spesifikt møte, gir du i praksis bort råderetten over din egen tid. Book fokustid med deg selv og marker tiden som “opptatt”.

3. Gi kollegene dine beskjed når du er utilgjengelig

På en av mine arbeidsplasser hadde hver medarbeider en tøyfrosk. Vi satt på cellekontor, og hvis døren var lukket og tøyfrosken var festet på døren, betydde det “Frog off”. Kan dere bli enige om en lignende ordning på arbeidsplassen din?

4. Snakk om møtekultur og faste møtedager i teamet ditt

For mange og for spredte møter ødelegger for lengre strekk med uforstyrret tid. Dessuten forsvinner mye tid til ineffektive møter. Hjelp teamet ditt til mer effektive møter ved å være tydelig på agenda og ønsket mål for møtet. Ikke la 60 minutter være default møtetid når 30 minutter kan gjøre jobben. Samle alle møter på noen faste dager, slik at dere får én eller to helt møtefrie dager i uka.

5. Samle små, enkle oppgaver i dedikerte tidsbolker

Jeg kaller de “tjafseoppgaver” – alle småoppgavene som bare må gjøres, men som egentlig ikke bidrar til store resultater. Disse oppgavene er det fort gjort å avbryte seg selv med. Få dem unna i én eller to bolker i løpet av dagen, fremfor å svitsje mellom dem og fokusarbeid. Hvis du heller skyver de store oppgavene foran deg, kan du lese mer om hvordan du slutter å prokrastinere.

Hvis du vil lære mer om fokusarbeid, anbefaler jeg Cal Newports Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World. Han har dessuten skrevet en oppfølger som heter Slow Productivity: The Lost Art of Accomplishment Without Burnout. Den er også god!