Slik unngår du at e-post og annen teknologi skaper stress

Teknologi har som formål å forbedre og forenkle livene våre. Men hvis du spør folk flest hva de tror bidrar til stress, vil e-post, mobiltelefon og digitalisering få en del av skylden. Hva kan du gjøre for å sikre at teknologien blir din venn, heller enn fiende i jobben med å mestre stress?

Jeg er sikker på at du i hvert fall av og til takker teknologien vi omgir oss med for alle mulighetene den gir. Men du har kanskje også erfart, og jeg ser hos dem jeg coacher, at all denne fancy teknologien kan dra med seg en del negativt stress. Så teknologien kan virke mot sin hensikt, og forringe og komplisere livene våre. Det er gjort en del forskning i Norden på hvilken rolle ny teknologi spiller for trivsel og psykososiale forhold på arbeidsplassen. Og denne forskningen har States arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) samlet i en rapport. Rapporten viser at to årsaker til stress kommer fra teknologien: Telepress og teknostress!

• Lurer du på om du bør gjøre noe aktivt med stress du kjenner på nå? Ta min gratis stresstest, og få råd om hvordan du bør forholde deg. 

Telepress – alltid tilgjengelig

Er det bare jeg som synes det ordet er komisk gammeldags?😄 Uansett, telepress vil si å føle seg presset til å være tilgjengelig hele tiden – en stor bidragsyter til stress for mange jeg møter i jobben min. Bare fordi teknologien gjør det mulig for oss å jobbe hvor som helst, når som helst, betyr ikke det at vi skal benytte oss av muligheten. Telepress gjør det vanskelig å skille arbeidstid og fritid, fordi teknologien – i form av en telefon og en internettlinje – ligger der på stuebordet som et stumt krav om å jobbe. Lyden av e-post som dumper ned i innboksen til alle døgnets tider, og som du ikke klarer å ignorere. Lederen din som sender deg sms søndag ettermiddag fordi han har funnet ut at det er en kjekk tid å jobbe på, og han trenger bare å sjekke noe med deg. Slikt gjør det vanskelig å koble skikkelig av ikke bare teknologisk, men også mentalt. Jobben okkuperer mer av den mentale kapasiteten din enn den strengt tatt har krav på. Eller kanskje føler du ikke at du kommer til bunns i oppgavene dine, så du velger selv å jobbe til alle døgnets tider fordi det er mulig. Og stresset du kjenner på, gjør deg blind for ironien i at drømmen om tom innboks – og dermed fritid – kan oppnås ved at du bruker fritiden din til å tømme innboksen.

Retten til å logge av

Her om dagen leste jeg at irske myndigheter har innført en ny code of conduct for bedrifter – altså et dokument som beskriver retningslinjer og beste praksis. Denne code of conduct heter Right to Disconnect – Rett til å logge av. Den har tre hovedpoeng:

1. Arbeidstakere har ingen forpliktelse til å jobbe utenfor arbeidstid på regelmessig basis
2. Arbeidstakere skal ikke oppleve noen ulemper fordi de ikke jobber utenfor arbeidstid
3. Arbeidstakere har en plikt til å respektere sine kollegaers rett til å logge av

I Norge har vi jo arbeidsmiljøloven som inneholder arbeidstidsbestemmelser. Men det finnes mange unntak fra bestemmelsene, for eksempel dersom du er leder eller har «særlig uavhengig stilling». Det er det mange som har. Og det finnes i hvert fall ingen eksplisitte bestemmelser i arbeidsmiljøloven om at vi skal respektere våre kollegaers rett til å logge av. Så hva kan du som arbeidstaker gjøre for å rydde opp i skillet mellom arbeid og fritid, og beskytte deg og kollegaene dine mot telepress?

Snakk om det!

Det er ingenting i veien for at du og kollegaene dine kan bli enige om en beste praksis på arbeidsplassen din – deres egen code of conduct. Men jeg mistenker at mange er redde for å snakke om dette. Redde for å signalisere lite fleksibilitet eller lav arbeidsmoral om de begynner å snakke om arbeidstidsbestemmelser. Men likevel! Det er på tide at vi begynner å snakke om forventninger, fordi dette er ingen bagatell. Hvis ikke dette blir snakket om, så kan det utvikle seg en kultur i avdelingen din, eller i bedriften din, som over tid kan føre til stress og sykefravær. Her er et eksempel på hvordan det kan skje:

Stress smitter

La oss si at du har en leder som har mye å gjøre. Så han jobber på kveldstid fordi teknologien gjør det mulig. Han sender e-post til deg på kveldstid. Kanskje forventer han ikke svar der og da, men du er ikke sikker, så du åpner laptopen din og svarer der og da. Det kan være at lederen din kjenner et stress i jobben sin. Og stresset har gjort at han har mistet synet av hva som er viktig, hva som egentlig haster. Så han sender deg til og med SMS på kveldstid. Da vet du at han forventer svar der og da. Så du må svare. Og vips! Så har lederen din potensielt smittet deg (og sikkert kollegaene dine) med sitt eget stress. Han forstyrrer dere utenfor arbeidstid med oppgaver som framstår som om de haster (selv om de ikke nødvendigvis gjør det).

Du har også ansvar for kulturen

Det er som du sikkert vet ikke bare ledere som kan ha denne effekten på medarbeiderne sine. Du kan også ha den effekten på kollegaene dine – at du smitter dem med stresset ditt. Og kanskje har du kollegaer som har den effekten på deg. Hadde dere snakket om det på forhånd, avstemt forventninger og blitt enige om noen kjøreregler, hadde det vært lettere å ta opp problemet før det skaper stress for hele gjengen. Det er mulig å hjelpe hverandre med å mestre stress. Hvis noen da ikke fulgte kjørereglene, kunne du for eksempel si:   

Hei! Jeg så at du sendte meg en e-post i går kveld. Jeg har et mål om ikke å jobbe på kveldstid, så jeg har skrudd av alle varsler på telefonen min. Men hvis det virkelig haster, kan du få tak i meg på telefon.

Eller

Hei! Jeg legger merke til at du jobber på kveldstid. Jeg antar at det er fordi du har mye å gjøre. Er det noe jeg kan avlaste deg med?

Eller

Hei! Jeg la merke til at du sendte meg en sms i går med noe som egentlig ikke hastet, i hvert fall ikke slik jeg ser det. Men kanskje jeg tar feil? Skal vi hjelpe hverandre med å prioritere?

Når du og kollegaene dine har blitt enige på forhånd om retningslinjer for å respektere hverandres rett til å logge av, gir det deg tillatelse til å sette grenser og ta det opp når noen bryter retningslinjene.

Meningsløst arbeid

La oss si at arbeidsgiveren din innfører et nytt IT-system som griper inn i det daglige arbeidet ditt. Det kan godt være at du er teknologientusiast og ønsker endringen velkommen. Og det kan godt være at teknologien effektiviserer bedriften din. Men for deg personlig kan det nye IT-systemet føre til at arbeidsoppgavene dine endrer seg radikalt. Og så opplever du det forskningen kaller teknostress – det stresset som oppstår når du mister opplevelsen av mening og engasjement på grunn av teknologien. Kanskje fører systemet med seg prosedyrer og arbeidsmåter som gjør at du ikke har like stor frihet i måten du løser oppgavene dine på. Det er jo supert om et IT-system forenkler oppgaver, men hvis det betyr at den oppgaven som før krevde kreativ problemløsning og faglige vurderinger, nå bare blir en enkel punching-jobb, kan det ramme motivasjonen din. Du får ikke lenger brukt deg selv i jobben. Du kjeder deg. Du blir et usynlig tannhjul i det store maskineriet. 

Charlie Chaplins Modern Times

En verdensberømt film som illustrerer dette veldig godt, er Charlie Chaplins Modern Times.

 Charlie Chaplins arbeid virker komplett meningsløst, fordi det er det samme om og om igjen, uten at han ser hva strammingen av de to mutterne egentlig bidrar til i den store sammenheng. Modern Times ble laget i 1936 som en sosial kommentar til industrialiseringen, til effektiviseringen og spesialiseringen av arbeidslivet. Men her vi befinner oss 85 år senere – i digitaliseringens tid, også kalt den fjerde industrielle revolusjon – er det intet nytt under solen. Modern Times er like aktuell. Hvis du kjenner på teknostress nå fordi teknologien har ført til at du egentlig har en ganske annen jobb nå enn før, kan du spørre deg selv:

Hvilke sider av deg selv får du ikke lenger brukt som følge av teknologien? Hvordan kan du finne nye måter å bruke disse sidene på?

Hvis du synes oppgavene dine er blitt tømt for mening på grunn av teknologien, kan du forsøke å ta et fugleperspektiv på det du gjør. Først kan du spørre deg selv: Hvilken verdi skaper bedriften du jobber for i samfunnet. På hvilken måte bidrar oppgavene dine inn i denne verdien?

Ta kontroll over teknologien

Teknologi er kommet for å bli, så det er viktig at du lærer deg hvordan du får teknologien til å jobbe for deg, fremfor å herse med deg. Husk at innboksen din er en innboks, ikke en gjøremålsliste. Mange av e-postene du får er noen andres agenda, og ikke nødvendigvis din agenda. Det er bare du som kan ta ansvar for hvordan du lar innboksen din påvirke deg. Er du en hensynsfull kollega, stiller du deg selv to spørsmål før du sender en e-post av gårde:

Er det verdt å fylle noen andres innboks med denne e-posten?

Er dette rette tidspunktet å sende e-posten på?

Telefon og laptop kommer med mange nyttige innstillingsmuligheter. Kanskje du får abstinenser av å slå av absolutt alle varslinger. Men gjør det likevel, og se hva som skjer. Kanskje får du konsentrasjonsevnen tilbake. Kanskje tenker du ikke på jobb hele døgnet. Kanskje hjelper du noen andre til å logge av også. Og kanskje får du den uendelig verdifulle erfaringen med at ingen bomber gikk av bare fordi du logget av for en stund.

***

• Vil du lese flere slike artikler? Meld deg på nyhetsbrevet mitt her.

Kilder: 

Statens arbeidsmiljøinstitutts rapport:

https://stami.brage.unit.no/stami-xmlui/bitstream/handle/11250/2723779/Rapport-The-influence-of-digitalization-and-new-technologies-on-psychosocial-work-environment-and-employee-health.pdf?sequence=2&isAllowed=y

Irlands Code of Conduct for bedrifter - Right to Disconnect:

https://www.workplacerelations.ie/en/what_you_should_know/codes_practice/code-of-practice-for-employers-and-employees-on-the-right-to-disconnect.pdf 

Photo by Victoria Heath on Unsplash